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用谷歌云端硬盘检验报表数据逻辑

广东省慢病基本公共卫生服务信息报表(表2)实行月报告制度,由基层医疗机构自行人工填报。由于数据信息化管理标准不一,审核报表逻辑性极具挑战。如果使用谷歌云端硬盘实现自动审阅,将大大减轻我们的工作负担。

思路为:建立标准工作表,建立动态工作表,建立质量控制表。使用标准工作表罗列比较依据,其数据恒定,因此需要锁定其权限,避免共享、协作时受到破坏性改动。动态数据工作表加入各基层医疗机构上报的数据,适当增加辅助处理数据列(行)用以提高校验效率。质量控制表中建立校验、审阅条件,圈出异常数据。

1 建立标准工作表

在 Google Spreadsheet 建立包含校验参数与校验值的工作表,工作表命名既要简短、又要容易辨识。我个人爱好命名标准工作表为 setup,这样为了其后跨工作表管理数据时,能得到比中文工作表名有更简易的操作。

别忘了核准数据列、数据行之间的对应关系。

广东省慢病报表(表2)校验设置
中心常住人口数估计高血压人数估计糖尿病人数
社区A4,8171,0063,52
社区B3,537739258
社区C4,463933326
……………………
SUM25,3265,1401,764

2 建立动态数据工作表


按照广东省慢病基本公共卫生服务信息报表(表2)相同标题行建立动态数据工作表。该表导入或复制粘贴各基层社区上报的 xls/xlsx 数据行,同样地,为了跨工作表操作便捷,这里以英文半角字符命名为 monthly

如果要历史对比某中心慢病报表数据,或者对这个中心的慢病数据建立透视图(Pivot Table),务必要建立辅助数据列。我为这个动态数据表加入了日期列,数据格式为日期时间 yyyy/mm/dd,最后简明显示为 yyyymm。

各月结束日可能为 28、29、30、31,为了标准化,在这一步里应当规定为 25日,也就是说日期数据为 yyyy/mm/25。25日同时也是广东省慢病基本公共卫生服务信息月报表的截止日期。

增加日期列之外,还要通过 value 命令额外增加赋值列,其命令为:

=C4&value(B4)

该辅助列将日期型数据转换为数字型数据,视觉上都是 yyyy/mm 的样式,满足人工审阅需要。

有了日期列赋值列后,即使多个基层医疗机构全年12个月数据摆放在一张动态数据工作表中,均能完成下一步:校验。

3 建立校验工作表


有了第一步的标准工作表 setup 和第二步的动态数据表 monthly,第三步此时要建立校验表 check。校验表发现异常数据,例如人口基数下降、高血压登记率下降、糖尿病登记率下降等变化。

3.1. 建立标题


同样地,使用广东省慢病基本公共卫生服务信息报表(表2)相同标题建立第一行数据,别忘了在这一行里的第一个和第二个单元格里前面加入第二步的日期、赋值。

3.2. 建立逻辑判断命令


使用 vlookup 命令查询标准工作表和动态数据工作表之间具备相同数值的行,判断同行数据不同列的有效性。

=if((VLOOKUP(A4,'monthly'!A:V,5,false)=vlookup(B4,'setup'!$B$2:$E$12,2,false)),"通过","失败")

命令使用
命令含义
ifIF(逻辑表达式,为TRUE时的返回值,为FALSE时的返回值)
VLOOKUPVLOOKUP(搜索键值, 范围, 索引, 已排序)

这段完整命令的作用为:

在动态工作表 monthly 中查询所有列(A:V),找到与当前工作表单元格 A4 相同数值的行时,提取动态工作表以上范围第5列的一个单元格在标准工作表setup 的 B2单元格至E12单元格之间查询,找到与当前工作表单元格 B4 相同数值的数据行,提取该行第2列的单元格,如果两单元格数值相同,说明报表此值达到标准,准许审核「通过」,否则报告为「失败」。

在谷歌云端硬盘运用这个自动审阅设置,能根据校验工作表 check 条件在动态工作表 monthly 找到特定报告值,与标准工作表 setup 指定的标准值比较,最后由电子表格计算并报告审阅报表的数值逻辑运算。

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