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微软 Office Word 快捷样式公文标准化

使用 MS Word 设定分级标题的样式时发现这个软件得到了不符合中文习惯的结果,段前后间距、字形、字体3方面的样式显得与全文格格不入,以前使用的几个微软 Word 工具一直有这些特点。

MS Win Word 默认的标题样式:段前间距13磅、段后间距3磅、字形加粗。标题1则使用段前间距17磅、段后间距16.5磅、字形加粗、行距2.41倍。这些段落样式用在个性化出书问题不大,要是用来印制规范的公文或专著,可能在交稿后让审校人不得不大刀阔斧重新改一遍。


查了一下模板的样式设定,发现微软就是这么干的。当然,它也给强制 MS Word 满足中文阅读习惯留下了伏笔。这里以 GB/T 9704-2012 的正文样式标准为例说明怎样在 MS Word 设定快捷样式。

启动 Word 软件后,用键盘快捷键组合弹出快捷样式窗口:

Ctrl+Alt+Shift+S

基于默认模板 Normal.dotm 的正文样式修改并新建一个快捷样式,修改设定样式为:

  • 样式类型:段落
  • 样式基准:正文
  • 格式:仿宋三号
  • 字体颜色:自动
  • 对齐:两端对齐
  • 大纲级别:正文
  • 特殊格式:首行缩进2字符
  • 段前后间距:0
  • 行距:固定值28磅

为了容易辨识这是用于公文书信的样式,为这个快捷样式的名称命名为 GB 正文


同法炮制 GB 标题、GB 标题1、GB 标题2。令分层标题的样式也符合标准化文件样式的要求。

磨刀不误砍柴工。用一点时间设定快捷样式不仅提高自己撰写公文信函的效率,编排他人的 Word 文档也有事半功倍之效。

总结一下,Word 样式远不止提高阅读美感那么简单,背后在于严格分层布列段落的大纲级别。而大纲级别是计算机(至少是微软 Office 自己)读得懂的一种文书结构,为人工排版、编辑的关键基础。

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